智慧合同管理激活物企降本增效“大动脉”
发布日期:2022/6/7 8:43:13 | 浏览次数:12963 来源:叶梓锋/特发服务东莞分公司新冠疫情对于全球经济运行产生深远影响，在此期间，数字科技、平台经济、互联网+、智慧产业等概念渗透到各行各业，不断刷新商企智能化转型升级进程。对于以服务为核心的物业管理来说，智能化升级对提高用户满意度极其重要，关乎企业核心竞争力。
一、物业智能化是必然趋势
物业管理属于劳动密集型行业，据调查，物业500强企业平均人力成本占比超总支出50%。通过智能化升级达到降本增效目的，是物业发展一大趋势。
随着物业经营管理边界逐渐模糊，从传统的“网格服务+资产租赁”为主，迅速延展到社区电商、到家服务、社区养车、社区养老等多业态增值服务经营。另一方面，物业经营模式不再一味强调自营，联营+外包+自营等合作方式组合运用已成常态。管理复杂性也增加，涉及供应商管理、人员管理、财务管理等内容。因此，物业智能化转型，必须考虑各业务板块协同的有效性。
数据和信息资源的指数级激增，使得企业管理面临着巨大挑战和外部压力。而合同管理作为企业经营的重要环节、防范法律风险的关键切入点，亟需突破传统管理模式壁垒，向精细化、智能化、数字化迈进，才能为企业智能化转型升级提供有力支撑。
二、智慧合同管理提升物企降本增效能力
在业务、财税、人员等板块都实现智能化升级的同时，也造成一个个数据孤岛。合同作为商业活动载体，是打通数据孤岛的“大动脉”，从合同侧实现端对端拉通，将业务、财务、合规风控、人事等板块有效链接，实现业财法一体智能化升级，不仅能极大提高运营效率，同时可有效防范企业风险，助力企业合规发展。
我国大中型企业合同管理工作经历了以下三个主要发展阶段：第一阶段，合同管理意识萌芽。部分企业开始通过单机版合同管理软件解决合同审核问题，但在履约执行等环节仍存在监管空白。
第二阶段，数字化带来效率提升。大部分企业通过业务系统实现对合同的过程化管理。合同管理由此迎来全面覆盖、协同管控新挑战。
第三阶段，智能化驱动模式创新。从合同数据中进一步挖掘经营价值、赋能业务发展、辅助管理决策，也已经成为数字时代下大中型企业对合同管理模式创新的核心诉求。
三、物企智慧合同管理面临新挑战
合同近年来已跟随企业的智能化发展步伐，率先涌入转型升级浪潮。
智慧合同管理中存在的问题，主要表现在运维工作未引起足够重视。在合同管理信息系统上线后，IT人员要对系统进行维护，面临较大的挑战是维护人员较少，但业务量巨大，解决问题需要周期较长，无法快速对问题进行深入分析，在一定程度上限制智慧合同管理有效实施。
四、智慧合同管理搭建要点分析
完善合同管理制度。合同管理制度要与整个企业的管理制度相匹配，加强标准化管理，合同录入、上传、审批都要留下印记。不同种类合同要做好分类归档，管理权力要分散。提高企业整体信息保密能力。
建立合同管理标准。要特别注意合同录入过程中的规范性，对上传文件做好智能化处理，避免合同审批流程复杂化，做好信息记录。
应用智能化逻辑处理技术。首先要明确信息输入后的整体流程，其次是针对流程期间的整体运行过程加强逻辑性处理。对于合同的几个周期阶段，要做好调动工作相互连接，相互制约，反映出合同管理流程中的各个逻辑关系，通过流程整体明细以及活动中的过程对时间节点进行有效调节。
建立优秀的合同管理队伍。要对合同管理人员进行智能化意识灌输，合同管理人员要不断地学习专业性新知识，提高自身综合水平。重视合同管理人员职业技能，加强培训等方式，提高整个管理层面的技能提升。
五、结语
在我国大力推行平台经济的发展过程中，物企智慧合同管理搭建工作不断推进。物业服务企业需对智慧合同管理搭建过程中的问题进行深入探讨，并在智慧合同管理、标准化等方面提出有针对性的解决措施，以促进企业合同管理工作有序进行，为我国物业服务行业的持续健康发展提供更加有力的案例支撑，也为企业在合同内部管理过程中提供高效的便利工具。